Quelles informations fournir dans votre appel d’offres ?

Vous avez un ou plusieurs documents à traduire dans une ou plusieurs langues et vous avez besoin d’une remise de prix. Préparez les informations nécessaires.

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Le mois dernier, nous avons envisagé certaines pratiques à éviter. Aujourd’hui, nous allons préparer une petite feuille de route pour votre appel d’offres.

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À quel point votre document est-il confidentiel ?

Si votre document est confidentiel, vous ne pouvez en aucun cas le transmettre inutilement à des inconnus. Dans ce cas, vous ne recevrez probablement qu’une offre budgétaire, ou approximative. Cependant, pour que l’estimation soit la plus proche de la réalité, vous devrez détailler d’autant plus précisément ce que vous attendez de votre traducteur.

Si votre document n’est pas à proprement parler confidentiel et que vous pouvez le communiquer à vos éventuels prestataires de service, joignez-le à votre appel d’offres.

Notez que de toute façon, un traducteur averti vous demandera à voir le document avant d’accepter votre commande, pour s’assurer qu’il est effectivement en mesure de réaliser le travail comme il se doit et au tarif demandé.

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Quelles informations fournir ?

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  La langue source : la langue dans laquelle le document est rédigé.

• La/les langue(s) cible(s) : la/les langue(s) dans laquelle/lesquelles celui-ci doit être traduit. Pensez à indiquer également la variante régionale. Le français (FR), par exemple, n’est pas le même en France (FR–FR), en Belgique (FR-BE), en Suisse (FR–CH) ou au Canada (FR–CA). Il en va de même pour l’allemand, l’espagnol, l’anglais,…
• Le domaine et le sujet du document : s’agit-il d’un document technique, légal, de communication–marketing, comptable… Quel en est le sujet ? Un même sujet peut relever de domaines différents. Prenons l’exemple d’un document traitant d’un bateau. Il peut s’agir de plans, du manuel d’utilisateur, de documents marketing, d’un échange de courriers avec une assurance pour raisons d’avarie, et d’autres encore. Soyez précis lorsque vous décrivez le document à traduire car cela peut influer sur le choix du spécialiste.
• Le volume : la plupart des traducteurs travaillent au mot source. Leur tarif est calculé sur base du nombre de mots du document à traduire. Il sera difficile, sinon impossible, de vous remettre un prix sans avoir une idée précise du volume. Lorsqu’il s’agit d’un document Word, une estimation est assez simple (pensez à cocher la case « Inclure les zones de texte […] »), mais pour un PDF, un site Internet, un PowerPoint, ou même un.xls cela peut s’avérer beaucoup plus compliqué. Dans ces cas, il est vraiment important de communiquer le document à votre traducteur pour qu’il puisse, grâce à ses outils, évaluer même grossièrement le nombre de mots à traduire.
• Le format : certains documents nécessitent un traitement préalable ou en fin de processus, c’est le cas des PDF non éditables, des PowerPoint, de tous les documents nécessitant une mise en page particulière et, évidemment, de tous les documents scannés. Pensez à préciser à votre traducteur de quel type de document il s’agit.
• La cible et le but : à qui le document est-il destiné et à quoi va-t-il servir ?
• Le délai : quand la traduction doit-elle vous être livrée ?

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Comment réaliser une économie intelligente ?

Choisir son traducteur uniquement en fonction du prix n’est pas une stratégie efficace. Certains vous le diront, et ils auront raison :

Si le prix d’une traduction de qualité vous semble élevé, celui d’une traduction de mauvaise qualité est au-delà de toute mesure !

Si vous désirez avoir de plus amples informations quant au prix d’une traduction, je vous invite à lire cet article. Pour en savoir plus sur la relation entre le prix et la qualité, lisez celui-ci.

Cependant, certains leviers peuvent avoir un impact sur le prix de votre traduction.

• Le délai : un travail urgent est logiquement plus cher car il risque de nécessiter des heures supplémentaires, en soirée ou week-end. Prévoir et laisser votre traducteur intégrer votre projet à son calendrier, vous évitera la majoration d’un traitement en urgence.
• La définition claire de vos exigences : vous pourrez lutter contre la sur-qualité et les coûts qu’elle engendre en indiquant à votre traducteur qu’une traduction est demandée à titre purement informatif ou à votre usage personnel, plutôt qu’à une publication à un million d’exemplaires ou destinée à vos plus prestigieux clients.
• La fidélité : comme toujours, le levier principal sur lequel vous pouvez vous appuyer est une relation durable avec votre traducteur. Il vous connaît, vous et votre entreprise, vos besoins, vos exigences,… Il a probablement constitué une mémoire de traduction et peut-être même un glossaire valables pour toutes les traductions que vous lui demandez et il dispose probablement d’une documentation considérable. Lorsqu’il estimera votre projet, il prendra probablement en considération toutes ces informations et le gain de temps qu’elles représentent. Il est évident que vous bénéficierez d’une remise substantielle sur les traductions successives d’un même catalogue ou les actualisations d’un manuel d’utilisateur, si votre traducteur dispose d’une TM regroupant ses anciennes traductions.

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Et si le traducteur ne vous demande rien ?

S’il s’agit de votre traducteur habituel, il est généralement habitué à traiter vos documents. Il ne perdra probablement pas de temps à vous poser des questions dont il connaît les réponses.

Par contre, s’il s’agit d’une prise de contact, il est normal qu’un traducteur cherche à en savoir le plus possible sur votre activité et sur le projet afin de mieux cerner vos besoins.

Si un nouveau collaborateur ne vous pose aucune question, vous remet un prix ferme sans même avoir le vu le document et s’être assuré qu’il est pleinement capable de remplir sa mission, méfiez-vous !

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Avez-vous d’autres questions ?

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